Datenschutzinformation zur
‚Mitarbeiterumfrage Nachhaltigkeit‘
in Verbindung mit Microsoft Forms
Wir informieren nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang
mit der Nutzung von „Microsoft Forms“ im Zusammenhang mit der laufenden Mitarbeiterumfrage zur Nachhaltigkeit.
Die verantwortliche Stelle:
WINORA-STAIGER GmbH
Max-Planck-Straße 6
97526 Sennfeld
Vertreten durch:
Geschäftsführer: Christoph Mannel
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten für unser Unternehmen bestellt. Er steht für alle Fragen und auch mögliche Geltendmachung von Betroffenenrechten zur Verfügung:
Dipl.-Ing. Lars Ebertz im Auftrag der EBERTZ DATENSCHUTZ GmbH, Ober den Wiesen 17, 35756 Mittenaar, E-Mail: lars@ebertz-datenschutz.de .
WINORA-STAIGER führt die Umfrage zentral für die eigenen Mitarbeitenden, aber auch für die im Accell Verbund stehenden Engelbert Wiener Bike Parts GmbH, GHOST-Bikes GmbH und LAPIERRE SAS, durch.
Wir setzen das Tool „Microsoft Forms“ für die o. g. Umfrage ein.
„Microsoft Forms“ ist ein Tool innerhalb des – durch o. g. verantwortliche Stelle – eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited. Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Wir haben mit Microsoft im Rahmen der „Online-Service-Terms“ (OST) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zusätzlich sind für Datenübermittlungen in Drittländer die EU-Standardvertragsklauseln vertraglich vereinbart. Die EU-Standardvertragsklauseln stellen gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO eine Garantie für ein angemessenes EU-Datenschutzniveau dar. Wir informieren, dass die USA derzeit nach Rechtsprechung des EuGH kein sicheres Drittland im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind. Aufgrund der Überwachungsgesetze in den USA können US-Dienstleister verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Betroffene einen Rechtsbehelf hiergegen einlegen können. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden, wie Geheimdienste, Ihre auf Servern der US-Dienstleister befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern werden. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.
Daher hat Microsoft zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten ergriffen. Insbesondere werden die personenbezogenen Daten über Forms nur verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus hat sich Microsoft vertraglich verpflichtet, Herausgabeanfragen von US-Behörden soweit möglich gerichtlich abzuwehren. Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung der Formulare ist WINORA-STAIGER GmbH.
Microsoft ist insofern lediglich Auftragsverarbeiter. Soweit die Internetseite von Microsoft www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.
Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Bevorzugte Sprache
- Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
- Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformation und kann nicht direkt und ohne weitere Hilfsmittel zu Ihnen zurückverfolgt werden.
Die Formular-Inhaber (Projektteam) haben Zugang zu Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft grafisch aufbereitet und sind für das Projektteam verfügbar.
Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.
Die Teilnahme an unseren Umfragen ist grundsätzlich freiwillig und beinhaltet keine Verpflichtung der Nennung von Namen und/oder Identität. Soweit durch die Teilnahme an der Umfrage eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie uns – im Rahmen der Umfrage – Ihre Identität zur Verfügung stellen und uns Hinweise und Tipps im Bereich möglicher Projektideen geben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch Widerruf oder Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile. Sofern Umfragen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgen, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, geschieht diese gemäß § 26 BDSG. Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1lit. b DSGVO. Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „MS Forms-Umfragen und Formularen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern die Daten nicht gerade zur Weitergabe bestimmt oder zur Zweckerfüllung erforderlich sind. Sofern externe Dienstleister für die Zweckerfüllung eingesetzt werden, können Daten an diese zweckgebunden weitergegeben werden.
Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.
Im Rahmen der Umfrage arbeiten wir mit wecologic GmbH, Övelgönne 11, 22605 Hamburg als Beratungsdienstleister zusammen. Wecologic erhält Zugriff auf Ergebnisse der Umfrage und auch mögliche Projektvorschläge, um uns optimal beraten zu können.
Wir haben mit wecologic eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen und verpflichten den Partner damit zur Einhaltung aller datenschutzrechtlich relevanten Anforderungen.
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Impressum
Angaben gemäß § 5 TMG:
WINORA-STAIGER GmbH
Max-Planck-Straße 6
97526 Sennfeld
Vertreten durch:
Geschäftsführer: Christoph Mannel
Kontakt:
Telefon: 09721-65 01-0
Telefax: 09721-65 01-45
E-Mail: info@winora-group.de
Registereintrag:
Eintragung im Handelsregister.
Registergericht: Schweinfurt
Registernummer: HRB 2657
Umsatzsteuer:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz:
DE 133 89 84 84
Streitschlichtung
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr. Unsere E-Mail-Adresse findest Du weiter oben im Impressum. Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
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